Как сделать дубликат утраченной трудовой книжки?

Что делать: восстанавливать или просить о выдаче дубликата?

Многие зачастую неверно понимают эти два разных понятия. Восстановление подразумевает приобретение новых бланков и воспроизведение старых записей, отраженных в утерянном документе. Такие действия нельзя назвать корректными.

Поскольку это нарушение законных правил, и может быть квалифицировано как фальсификация документов, что чревато привлечением к ответственности. Поэтому восстановить утраченный документ не получится, зато законом предусмотрено получение официального дубликата, который можно в дальнейшем предъявлять нанимателю, устраиваясь на работу, а также сотрудникам Пенсионного фонда.

Кто виноват?

Для начала, необходимо разобраться по каким причинам произошла потеря, поскольку от этого будет зависеть дальнейший план действий.

Обстоятельства:

вина работодателя, у которого книжка находилась на сохранении. При таких обстоятельствах именно на нем лежит ответственность, поскольку с момента официального трудоустройства лица в организации, отвечает за сохранность наниматель;

• нерасторопность трудящегося, если документ у него на руках, в случае отсутствия официального трудоустройства. Вопросами получения дубликата занимается он самостоятельно;
• другие обстоятельства, такие как кража либо утрата трудовой книжки при форс-мажорных ситуациях (пожар, потоп).

В любом случае, как только станет известно о пропаже, незамедлительно стоит предпринимать меры по свежим следам, иначе в дальнейшем со сбором необходимой информации уже могут возникнуть сложности.

Как быть, если документ утрачен по вине нанимателя

Возможны следующие причины, независимо от которых обязанность по подготовке и выдаче дубликата лежит на работодателе:

• форс-мажор (пожар, потоп). Бывают непредвиденные обстоятельства, когда на предприятиях случается массовое уничтожение трудовых книжек, по независящим от нанимателя причинам. В таких случаях создается специальная комиссия, которая будет проводить расследование. Она состоит из работодателя и членов трудового коллектива, профсоюзных организаций, исполнительной власти по месту юридического адреса предприятия, иных заинтересованных лиц. По результатам действий составляется акт, который служит основанием для изготовления дубликата сотруднику.
• Халатное отношение инспектора отдела кадров или самого руководителя. В таких ситуациях для виновных в утрате предусмотрена административная ответственность и применение штрафных санкций.
• Умышленные действия со стороны нанимателя (месть, не отдает по личным мотивам). Бывает и такое, что работодатель отказывается возвращать трудовую книжку без объяснения причин. Тут нужно сразу обращаться в прокуратуру либо в судебную инстанцию для разбирательства.

Как получить дубликат, если трудовую книжку потерял работник

Если гражданином была утрачена книжка по собственной невнимательности, то придется самостоятельно собирать заново сведения о трудовом стаже. Но у него есть право обратиться к руководителю за помощью по оказанию содействия в данной процедуре. Если человек на момент потери официально не трудоустроен, то ему необходимо собственноручно написать заявление на имя работодателя по месту прежнего трудоустройства, в котором сообщить о потере трудовой книжки.

Сведения о трудовом стаже могут предоставить предыдущие работодатели, поэтому смысл в таком запросе есть. Они должны предоставить письменный ответ, в котором будет указан конкретный период трудовой деятельности работника и занимаемая им должность. Отказ со стороны нанимателя в таких случаях законом не предусмотрен. Если же на момент утери у работника заключен трудовой договор, то подобное обращение следует адресовать действующему работодателю.

Законодателем предусмотрена выдача дубликата трудовой книжки на протяжении 15 дней, которые исчисляются от даты получения заявления работодателем. При этом не имеет значения, бывший сотрудник обратился или нет. Также не обязательно именно терять книжку, она может иметь испорченное состояние и ненадлежащий вид.

Дубликат должен отображать полную историю от первого дня карьеры и до последнего трудоустройства. Записи делаются на основании оригиналов документов.

Понадобится собрать:

• приказы/распоряжения о принятии/переведении/увольнении;
• трудовые контракты;
• лицевые счета, ведомости по расчету зарплаты;
• выписка по лицевому счету застрахованного лица;
• данные из пенсионного фонда, отображающие стаж до регистрации в системе страхования;
• дополнительные уточняющие справки;
• письменные подтверждения о поощрениях (если есть).

В случаях, когда пакет документов собран не полностью, то производится общий подсчет суммарного стажа работы. Период работы, должность и наименование работодателя не уточняется.

На заметку: подача заявления должна осуществляться через канцелярию предприятия, лично под роспись работодателю либо отправляться по почте заказным письмом с уведомлением. Очень важен точный момент официального получения заявления начальником. Именно от этой даты начнется пятнадцатидневный отсчет.

Что делать при порче трудовой книжки

Если документ имеет испорченный вид или записи невозможно прочитать, у работника также есть право обратиться за выдачей дубликата к работодателю с заявлением. В документ переносятся все записи, которые могут быть прочтены, а неполноценные отметки придется подтверждать документально, как в случае дублирования утраченной книжки. При этом испорченный документ не выбрасывают, а делают запись на титульном листе о выдаче нового документа, его серии и номера.

Как восстанавливать при ликвидации организации

Иногда бывает, что при потребности изготовления дубликата, может выясниться, что организации, являющейся предыдущим местом работы уже нет – она ликвидирована, и собрать необходимые сведения по сути негде.

Во-первых, нужно убедиться в том, что бывший наниматель действительно прекратил свой существование, а не просто сменил юридический адрес либо название предприятия в результате реорганизации или других изменений в виде объединения или отделения с другой организацией.

Если окажется, что так, то обратиться можно к сотрудникам кадрового отдела новой организации, которая является правопреемником старого, они могут выдать все необходимые документы по классической схеме.

В случае полной ликвидации

1. Подготовить запрос в Государственный архив для выдачи справки. В это учреждение обязательно сдаются все документы ликвидированной организации, включая сведения по личному составу.
2. Обратиться в территориальное управление Пенсионного фонда РФ. Для этого нужно сформировать письменный запрос и подать его лично либо направить заказной корреспонденцией по почте. После получения, в десятидневный срок, сотрудником Пенсионного фонда должна быть предоставлена справка с данными о трудовом стаже, местах и периодах трудоустройства заявителя. Эта услуга является бесплатной. Способ подойдет если необходимо собрать сведения за последние несколько лет трудовой деятельности. Ввиду того, что внедрение персонифицированного учета утверждено не так давно и в фонде может отсутствовать вся нужная информация.
3. Написание искового заявления об установлении юридического факта в судебную инстанцию. Данный вариант может занять время, зато будет установлен юридический факт о трудовой деятельности, а также в рамках судебного процесса, судья формирует необходимые запросы и направляет в соответствующие органы. На судебные запросы ответ приходит гораздо быстрее, чем когда человек самостоятельно пытается собрать информацию. При необходимости также могут быть привлечены свидетели для дачи дополнительных показаний.

https://zakon.temaretik.com/1700671558897371804/kak-sdelat-dublikat-utrachennoj-trudovoj-knizhki/